Autosuma y Funciones mas Frecuentes

                                       Las Funciones

Excel es una base de datos  con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. 

Por ello en esta unidad se profundizara  la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir funciones 

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. 

La sintaxis de cualquier función es:

 nombre_función (argumento1; argumento2; ...; argumentoN ) Siguen las siguientes reglas: 

• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
•  Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+ C6+C7+C8

Autosuma y funciones más frecuentes 

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas se encontrara el botón de Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida, ademas de otras funciones se verán a continuación:

Imagen 3. Funciones y funciones frecuentes. Tomado de Lopez. Fuente http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-Excel-2010.pdf

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Se puede utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones.

Insertar función

Para insertar cualquier otra función, también se puede utilizar el asistente. Si se quiere introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde se desea introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función

Imagen 4. Insertar Función. Tomada de Lopez. Fuente: http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-Excel-2010.pdf

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Imagen 5- Insertar Fuente. Tomada de Lopez. Fuente http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-Excel-2010.pdf

Excel permite buscar la función que se necesita escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y 

A continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el mostrara en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. 

Para que la lista de funciones no sea tan extensa se puede seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no esta muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. 

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que se desea haciendo clic sobre ésta. 

Observa como conforme se selecciona una función, en la parte inferior que aparecera los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También se dispone de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

 A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde se pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que se haya elegido, en este caso se eligió la función SUMA ().

                                           

Imagen 6. Argumentos de función. Toamda de Lopez. Fuente http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-Excel-2010.pdf

En la imagen numero 6  hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y se pueda ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones 

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma se puede realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.